Semnătura electronică oferă certitudinea că mesajul sau documentul digital este realizat de către un expeditor cunoscut şi nu a fost modificat pe parcurs. Aceasta este în esență un simbol digital, are aceeași valoare ca și semnătura olografă și este folosită pentru a confirma autenticitatea unor documente digitale.

Semnăturile electronice sunt reglementate prin Regulamentul european 910/2014. Prin intrarea în vigoare a regulamentului, semnăturiile şi sigiliile electronice bazate pe certificate calificate emise de către prestatorii de servicii, înscrişi în Trusted List publicat la nivelul Comisiei Europene sunt valabile la nivelul tuturor statelor membre UE, deci şi în România.

Pe teritoriul României, atât persoanele fizice, cât şi cele juridice aflate pe pot avea certificatul de utilizare a semnăturii electronice. De asemenea, legea menţionează faptul că semnătura este valabilă în toate statele Uniunii Europene, indiferent de ţara unde are sediul furnizorul care a emis certificatul de utilizare a semnăturii.

Modul de folosire a semnăturii trebuie detaliat, la nivel scris, trebuie asumat de ambele părți și e foarte importantă precizarea scrisă că folosirea semnăturii electronice nu e obligatorie.

Procedura privind semnarea electronică a actelor sau documentelor din domeniul relațiilor de muncă va fi stabilită de angajator, în cadrul regulamentului intern,  cu consultarea organizației sindicale reprezentative sau a reprezentanților salariaților. 

Dacă nu există nici un sindicat reprezentativ și nici nu au fost aleși reprezentanții salariaților, procedura va fi stabilită de angajator, iar modificările aduse regulamentului intern vor fi aduse la cunoștința salariaților, conform dispozițiilor art. 243 din Codul muncii.

Unde stabilim aceasta procedura?

Procedura trebuie să se regăsească neapărat în regulamentul intern.

În principal, fie că e vorba despre contractul colectiv de muncă sau despre regulamentul intern, procedura va cuprinde cel puțin elementele esențiale care se desprind din OUG 36/2021, Legea 455/2001 și din Regulamentul (UE) 910/2014:

  • Documentele care urmează a fi semnate electronic.
  • Modul în care sunt suportate cheltuielile privind achiziționarea dispozitivului, a certificatului digital și al reînnoirii acestuia.
  • Dreptul salariatului de a refuza utilizarea mijloacelor electronice pentru semnarea documentelor.
  • Procedura aplicabilă în situația în care raporturile de muncă încetează sau salariatul pierde ori deteriorează dispozitivul electronic, atât în cazul în care cheltuielile au fost suportate de angajator, cât în cazul în care salariatul suportat cheltuielile, dar nu este dispus să achiziționeze un alt dispozitiv ori să reînnoiască certificatul.
  • Posibilitatea retragerii consimțământului privind utilizarea semnăturii electronice și procedura aplicabilă în ambele situații amintite anterior.
  • Modul în care salariatul intră în posesia dispozitivului electronic cu ajutorul căruia poate semna electronic (atunci când acesta este achiziționat de către angajator), a instrucțiunilor de utilizare, dar și dispozitivele pe care acesta poate fi utilizat.
  • Modul în care vor fi transferate și arhivate sau stocate documentele semnate electronic, în format electronic.
  • Măsurile prin care se asigură securitatea informațiilor atât  cu privire la stocare, cât și la transferarea documentelor. 
  • Riscurile la care se expune salariatul în situația în care nu respectă măsurile de siguranță, utilizează necorespunzător dispozitivul cu ajutorul căruia semnează electronic documentele din domeniul relațiilor de muncă sau încredințează altor persoane dispozitivul și datele de acces (parola).
  • Modul în care salariatul poate verifica valabilitatea semnăturii angajatorului și/sau a sigiliului electronic pentru a se asigura că acestea îi aparțin.
  • Termenul în interiorul căruia poate semna electronic un document primit de la angajator.
  • Dacă este cazul, persoana sau persoanele desemnate pentru a instrui salariații care utilizează semnătura electronică, astfel încât angajatorul să se asigure că aceștia și-au însușit procedura.

Important de știut: În Codul muncii este specificată clar posibilitatea de a folosi semnătura electronică în raporturile de muncă, însă nu obligă nici pe angajator, nici pe angajat să o folosească. Un angajator va putea folosi cu unii dintre angajați semnătura electronica, iar cu alții va putea continua să folosească semnătura olografă, neavând un impediment în a le folosescă concomitent.

Iată câteva exemple de acte din domeniul muncii pe care le putem ține și în format electronic:

1.        Contractul individual de muncă şi actele adiţionale

2.        Contractul colectiv de muncă

3.        Acordul pentru ţinerea evidenţei muncii pentru salariaţii mobili, salariaţii cu munca la domiciliu şi salariaţii anumitor firme

4.        Documentele legate de cercetările şi sancţiunile disciplinare

5.        Notificarea scrisă privind încetarea contractului individual de muncă în timpul sau la finalul perioadei de probă

6.        Decizia de încetare automată a unui contract individual de muncă

7.        Decizia de concediere

8.        Notificarea privind intenţia de a face concedieri colective

9.        Notificarea de demisie

Care sunt actele necesare pentru obţinerea semnăturii electronice?

Dosarul trebuie depus la o unitate fiscală ce aparține de ANAF și trebuie să conţină următoarele documente:

• Cerere pentru utilizarea certificatului digital calificat (formularul 150);
• Documentul de identitate al titularului certificatului calificat;
• Dcomentul care atestă calitatea titularului certificatului calificat de reprezentant legal al contribuabilului;
• Documentul de împuternicire, autentificat de notarul public, din care rezultă dreptul titularului certificatului calificat de a semna declaraţiile fiscale pentru contribuabil. Dacă există calitatea titularului certificatului calificat de reprezentant legal al contribuabilului, se prezintă documentul, în original şi copie, care atestă această calitate (acest document poate fi Hotărârea Adunării Generale a Acţionarilor sau Statutul societăţii comerciale).

Cum poate fi obținută semnatura electronică?

Pentru a fi validă semnatura electronică trebuie să aibă alocat un certificat digital și să fie generată de un dispozitiv securizat de creare a semnăturii. Certificatul digital este eliberat doar de un furnizor de servicii de certificare acreditat, furnizor care, la rândul său, trebuie să respecte următoarele condiții:

  • să dispună de mijloace financiare și de resurse materiale, tehnice și umane corespunzătoare pentru garantarea securității, fiabilității și continuității serviciilor de certificare oferite;
  • să asigure operarea rapidă și sigură a inregistrării informațiilor, în special operarea rapidă și sigură a unui serviciu de suspendare și revocare a certificatelor calificate;
  • să asigure posibilitatea de a se determina cu precizie data și ora exactă a eliberării, a suspendării sau a revocării unui certificat calificat;
  • să verifice, cu mijloace corespunzătoare și conforme dispozițiilor legale, identitatea și, dacă este cazul, atributele specifice ale persoanei căreia îi este eliberat certificatul calificat;
  • să utilizeze personal care are cunoștinte de specialitate, experiență și calificare, necesare pentru furnizarea serviciilor respective și, în special, competența în domeniul gestiunii, cunoștinte de specialitate în domeniul tehnologiei semnăturii electronice și o practică suficientă în ceea ce privește procedurile de securitate corespunzătoare;
  • să utilizeze produse asociate semnăturii electronice, cu un înalt grad de fiabilitate, care sunt protejate împotriva modificarilor și care asigură securitatea tehnică și criptografică a desfășurării activităților de certificare a semnăturii electronice;
  • să adopte măsuri împotriva falsificării certificatelor și să garanteze confidențialitatea în cursul procesului de generare a datelor de creare a semnăturilor;
  • să păstreze toate informațiile cu privire la un certificat calificat pentru o perioadă de minimum 10 ani de la data încetării valabilității certificatului, în special pentru a putea face dovada certificării în cadrul unui eventual litigiu;
  • să nu stocheze, să nu reproducă și să nu dezvăluie terților datele de creare a semnăturii, cu excepția cazului în care semnatarul solicită aceasta.