Ținând cont că suntem în perioada închiderii exercițiului financiar 2020 și a întocmirii situațiilor financiare, trebuie să știți că inventarierea elementelor de natură activă, datoriilor și a capitalurilor proprii are un rol important. Cu ajutorul acestei operațiuni se face o verificare a modului de gestionare a patrimoniului și se stabilește situația reală.

Aflați care este rolul administratorului în vederea efectuării corecte a inventarierii, astfel încât să evitați amenzile aplicate în caz de nerespectare a reglementărilor. Inventarierea este obligatorieşi în cazul întocmirii situaţiilor financiare interimare destinate repartizării de dividende în cursul exerciţiului financiar.

Care sunt entitățile care au obligația inventarierii patrimoniului?

Potrivit Legii contabilităţii nr. 82/1991, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, obligaţia efectuării inventarierii generale a elementelor de natura activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii revine persoanelor care organizează şi conduc contabilitatea financiară, respectiv:

  • societăţile comerciale, societăţile/companiile naţionale, regiile autonome, institutele naţionale de cercetare-dezvoltare, societăţile cooperatiste şi celelalte persoane juridice;
  • instituţiile publice, asociaţiile şi celelalte persoane juridice cu şi fără scop patrimonial;
  • subunităţile fără personalitate juridică, cu sediul în străinătate, care aparţin persoanelor menţionate anterior, cu sediul în România, precum şi subunităţile fără personalitate juridică din România care aparţin unor persoane juridice cu sediul în străinătate;
  • organismele de plasament colectiv care nu sunt constituite prin act constitutiv, astfel cum sunt prevăzute în legislaţia pieţei de capital, fondurile de pensii facultative, fondurile de pensii administrate privat şi alte entităţi organizate pe baza Codului civil.

Care sunt situațiile în care entitățile au obligația efectuării inventarierii?

  • la începutul activităţii;
  • cel puţin o dată în cursul exerciţiului financiar pe parcursul funcţionării lor;
  • în cazul fuziunii sau al încetării activităţii.
  • la cererea organelor de control, cu prilejul efectuării controlului, sau a altor organe prevăzute de lege;
  • ori de câte ori sunt indicii că există lipsuri sau plusuri în gestiune care nu pot fi stabilite cert decât prin inventariere;
  • ori de câte ori intervine o predare-primire de gestiune;
  • cu prilejul reorganizării gestiunilor;
  • ca urmare a calamităţilor naturale sau a unor cazuri de forţă majoră;
  • în alte cazuri prevăzute de lege.

În situaţiile enumerate mai sus, dacă sunt inventariate toate elementele de natura activelor dintr-o gestiune, aceasta poate ţine loc de inventariere anuală, cu aprobarea administratorului, a ordonatorului de credite sau a persoanei care are obligaţia gestionării entităţii.

Care sunt obligaţiile administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligaţia gestionării entităţii?

Răspunderea pentru buna organizare a lucrărilor de inventariere, potrivit prevederilor Legii nr. 82/1991, revine administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligaţia gestionării entităţii. Iată ce îndatori au aceste persoane:

● aprobă proceduri scrise, adaptate specificului activităţii, pe care le transmit comisiilor de inventariere;

● numesc, prin decizie scrisă, comisia de inventariere, menţionând în mod obligatoriu componenţa sa (numele preşedintelui şi membrilor acesteia), modul de efectuare a inventarierii, metoda de inventariere utilizată, gestiunea supusă inventarierii, data de începere şi de terminare a operaţiunilor. Membrii comisiilor de inventariere nu pot fi înlocuiţi decât în cazuri bine justificate şi numai prin decizie scrisă, emisă de cei care i-au numit.

● iau măsuri pentru crearea condiţiilor corespunzătoare de lucru comisiei de inventariere, prin: organizarea depozitării bunurilor, codificarea acestora şi întocmirea etichetelor de raft; ţinerea la zi a evidenţei tehnico-operative a gestiunii şi a celei contabile şi efectuarea confruntării datelor din aceste evidenţe; participarea întregii comisii de inventariere la lucrările de inventariere; asigurarea personalului necesar pentru manipularea bunurilor care se inventariază, respectiv pentru sortare, aşezare, cântărire, măsurare, numărare; asigurarea participării la identificarea bunurilor inventariate (calitate, sort, preţ etc.) şi la evaluarea lor, conform reglementărilor contabile aplicabile, a unor specialişti din entitate sau din afara acesteia, la solicitarea preşedintelui comisiei de inventariere. 

Rezultatele inventarierii:

  • Aplicarea principiului prudenţei
  • Constatarea unor deprecieri de valoare
  • Constatarea de plusuri în gestiune
  • Constatarea de lipsuri în gestiune
  • Efectuarea de compensări între plusurile şi minusurile constatate
  • Explicaţii solicitate de la gestionar
  • Procesul-verbal privind rezultatele inventarierii
  • Registrul-inventar

Așadar vă recomandăm să acordați foarte mare atenție acestei operațiuni și să vă asigurați că este realizată în mod corect și cu conform cu reglementările în vigoare.